労働条件通知書の書き方と記載事項｜明示ルール改正に対応

労働条件通知書とは何か、雇用契約書との違い

労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、事業主が労働者を雇い入れる際に賃金・労働時間などの労働条件を書面等で明示するための文書である。対象は正社員だけでなく、パート・アルバイト・契約社員・派遣スタッフなど、雇用形態を問わずすべての労働者に及ぶ。明示を怠った場合、労働基準法違反として是正勧告や罰則の対象となる場合がある。

雇用契約書との違いは、法的な位置づけにある。労働条件通知書は事業主から労働者への一方的な「通知」であり、署名・押印は必須ではない。一方、雇用契約書は労使双方が合意した内容に署名・捺印する「契約」である点が異なる。実務では、双方の記載事項を1通にまとめた「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を用いる中小企業が多く、内定辞退や条件認識の食い違いを防ぐうえでも合意の証跡を残せる点でメリットがある。

必ず明示しなければならない絶対的記載事項

労働基準法施行規則第5条では、雇用形態にかかわらず必ず書面等で明示すべき事項を定めている。具体的には、労働契約の期間、期間の定めがある場合の更新の基準、就業の場所及び従事すべき業務の内容、始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、賃金の決定・計算・支払方法や締切・支払時期、退職に関する事項(解雇の事由を含む)が該当する。

これらは口頭のみでの説明では足りず、書面またはFAX・電子メール等(労働者が希望した場合に限る)で交付する必要がある。中小企業では就業規則を根拠に「詳細は就業規則による」と記載するケースが多いが、その場合でも就業規則を労働者が確認できる状態にしておくことが前提となる。

定めがある場合に明示が必要な相対的記載事項

退職手当、賞与などの臨時の賃金、労働者に負担させる食費・作業用品等、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁、休職など、会社に制度がある場合にのみ明示が必要な事項もある。制度自体がなければ記載不要だが、就業規則に定めがある制度は通知書または就業規則の参照で明示しておくと、後日のトラブルを避けやすい。

特にパート・有期雇用労働者については、パートタイム・有期雇用労働法により「昇給の有無」「賞与の有無」「退職手当の有無」「相談窓口」の4項目を書面で明示することが義務化されている点に注意が必要である。正社員向けのひな形をそのまま流用すると、この4項目が漏れやすい。

2024年4月施行の明示ルール改正で追加された記載事項

2024年4月1日以降、労働条件明示のルールが改正され、すべての労働契約の締結時及び有期契約の更新時に「就業場所・業務の変更の範囲」の明示が追加された。将来の配置転換や職務変更で就業場所・業務内容が変わり得る場合は、その変更範囲まで具体的に記載する必要がある。

有期労働契約に関しては、更新の都度「更新上限の有無と内容(通算契約期間または更新回数の上限)」の明示が新たに必要になった。また、無期転換ルール(通算5年超で無期転換申込権が発生)の対象となる有期契約労働者に対しては、無期転換を申し込める旨と、転換後の労働条件を、対象となる契約更新のタイミングごとに明示することが義務化されている。既存のひな形を使い続けている企業は、この3点が漏れていないか改めて点検する必要がある。

書き方の実務ポイントと記載時に迷いやすい項目

賃金は基本給に加え、諸手当の名称と金額、割増賃金の計算方法を明記する。固定残業代を採用する場合は、固定残業代に含まれる時間数と金額、超過分の追加支払いの有無を具体的に記載しないと、後の未払い残業代トラブルの原因になりやすい。所定労働時間を超える労働がある場合は、36協定の締結・届出を前提とした時間外労働の有無も明示する。

就業場所・業務内容は、入社直後の配属先だけでなく前項の「変更の範囲」も併せて記載する。試用期間を設ける場合は、期間の長さと、本採用時に労働条件が変わるかどうか(変わる場合はその内容)を明記しておくと、試用期間満了時の説明がスムーズになる。オンボーディング資料と内容がずれないよう、人事担当者間で記載内容をすり合わせておくことも実務上重要である。

電子交付・保存の方法と運用上の注意

労働条件通知書は、労働者が希望した場合に限り、FAX、電子メール、SNSのメッセージ機能など、出力して書面を作成できる方法での交付が認められている。労働者の希望を確認せずに電子交付のみで済ませることはできないため、書面か電子交付かの希望を事前に確認し、その記録を残しておくと安全である。

交付した通知書は、労使双方が保管しておくことが望ましい。母集団形成から採用、入社後の労務管理まで一貫してデータを扱う採用管理システムを使っている企業では、通知書のテンプレートや交付履歴をシステム内で一元管理し、改正のたびに項目を手作業で洗い替える手間を減らす運用も広がっている。

この記事のまとめ

• 労働条件通知書は雇用形態を問わず全労働者への交付が労働基準法で義務付けられている
• 絶対的記載事項(契約期間・就業場所・賃金・退職事由等)は書面等での明示が必須
• 2024年4月改正で「就業場所・業務の変更の範囲」「更新上限の有無」「無期転換に関する明示」が追加された
• パート・有期雇用労働者には昇給・賞与・退職手当の有無と相談窓口の明示も別途義務がある
• 電子交付は労働者が希望した場合に限られるため、事前に希望方法を確認し記録を残す