雇用契約書のテンプレート｜正社員・パート別のひな形と記載例

雇用契約書と労働条件通知書の違いを整理する

労働基準法15条は、使用者が労働者に対して賃金・労働時間などの労働条件を書面等で明示することを義務づけている。この義務を果たす書面が「労働条件通知書」であり、通知書は使用者が一方的に交付するもので労働者の署名は必須ではない。一方「雇用契約書」は労働条件を記載したうえで労使双方が合意した証として署名・押印する契約書であり、法律上の作成義務はないが、後日の認識違いや内定辞退・退職時のトラブルを防ぐ実務上の効果が大きい。

中小企業では労働条件通知書の記載事項を盛り込みつつ、末尾に労使双方の署名欄を設けた「労働条件通知書 兼 雇用契約書」の様式を1本化して使う運用が一般的である。本記事のひな形もこの兼用形式を前提に構成している。

労働基準法で必須となる記載事項（絶対的明示事項）

労働基準法施行規則5条により、雇用形態を問わず必ず書面で明示すべき事項は次のとおりである。契約期間、有期契約の場合は更新の有無と更新の判断基準、就業の場所および従事すべき業務の内容、始業・終業の時刻や所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、賃金の決定・計算・支払方法や締切日・支払日、退職に関する事項（解雇事由を含む）である。これらは「絶対的明示事項」と呼ばれ、一つでも欠けると法令違反となるため、テンプレートを流用する際も必ず全項目がそろっているか確認する。

昇給に関する事項は「相対的明示事項」に区分され、口頭明示でも足りるとされているが、賃金改定の予見可能性を高める観点から書面に記載しておくことが望ましい。

正社員向けひな形の構成と記載例

正社員向けの雇用契約書は、無期雇用を前提に「契約期間：定めなし」と明記したうえで、就業場所・業務内容は将来の異動や配置転換に備えて「会社の定める場所」「会社の定める業務」といった変更の可能性を含む書き方にするか、当初配属先と変更範囲を分けて記載する方式のいずれかを選ぶ。賃金欄は基本給に加え、固定残業代を採用する場合はみなし時間・金額・超過分の追加支払いの有無を具体的に書き分けないと、固定残業代自体が無効と判断されるリスクがある。

退職に関する事項では、自己都合退職の申出期限、解雇事由（就業規則の該当条項を引用する形でよい）、定年制の有無を明記する。試用期間を設ける場合は期間の長さ（一般に1〜6か月程度が多い）と、本採用の可否を判断する基準、試用期間中の労働条件が本採用後と異なる場合はその内容も併記しておく。

パート・アルバイト向けひな形で追加すべき事項

パートタイム・有期雇用労働法6条は、絶対的明示事項に加えて短時間・有期雇用労働者への追加明示を義務づけている。具体的には「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」「短時間・有期雇用管理者または相談窓口の氏名・部署・連絡先」の4項目で、これらは文書交付が原則であり、口頭では足りない点が正社員向けの様式と異なる。テンプレートを流用する際に見落としやすいため、パート専用の様式を別途用意しておくと運用ミスを防ぎやすい。

所定労働日数・所定労働時間は、シフト制の場合は「シフトによる」で終わらせず、1週間または1か月あたりの目安時間や、シフト確定・変更の連絡方法・期限も併記すると、後述する2024年改正の趣旨にも沿う。社会保険・雇用保険の加入要件（週所定労働時間や賃金要件）に該当するかどうかも、採用担当者間で判断がぶれないよう社内基準を契約書作成前に確認しておく。

2024年4月の労働条件明示ルール改正への対応

2024年4月の労働基準法施行規則改正により、すべての労働契約で「就業場所・業務の変更の範囲」を明示することが必須となった。将来の配置転換や転勤の可能性がある場合は、当初の配属先だけでなく「変更の範囲」欄を独立して設け、想定される範囲（例：会社の定める事業所、会社の定める業務全般）を明記する必要がある。

有期労働契約については、更新上限（通算契約期間または更新回数の上限）の有無とその内容を契約締結時と更新時に明示することが求められる。さらに、通算契約期間が5年を超える有期契約労働者に対しては無期転換申込権が発生する契約更新のタイミングで、無期転換を申し込める旨と、申込み後の労働条件を明示する必要がある。既存のテンプレートを使い続けている企業は、この2点が反映されているか必ず点検する。

運用で見落としやすいポイント

時間外労働・休日労働をさせる可能性がある場合は、あらかじめ36協定（時間外労働・休日労働に関する労使協定）を締結し労働基準監督署に届け出ていることが前提となる。雇用契約書に「業務の都合により時間外労働を命じることがある」旨を記載していても、36協定が未締結であれば時間外労働自体が違法となるため、契約書の整備と協定の届出は必ずセットで確認する。

契約書は内定通知から入社日までの間に交付し、入社日当日に慌てて説明するのではなく、事前に本人が読める時間を確保することがトラブル防止につながる。特に条件面での認識違いは内定辞退の一因にもなるため、募集要項・面接での説明内容と契約書の記載を一致させておく。入社後のオンボーディングの初日に契約書の内容を改めて読み合わせる運用も、条件理解の定着に有効である。

電子交付・保管・見直しの実務

労働条件通知書兼雇用契約書は、労働者本人が希望した場合に限り、電子メールやSNSメッセージ、あるいは労働者が確認できるシステムでの送付といった電子的方法での交付が認められている。ただし出力して書面を作成できる方式であることが要件となるため、PDF添付など出力可能な形式を選び、本人の希望を確認した記録も残しておく。

作成した契約書は労働基準法上、労働関係に関する重要書類として一定期間の保存が求められる（保存期間は書類の種類により異なるため、退職者分も含め社内規程で保存期間と保管方法を定めておくとよい）。また、就業規則や賃金規程を改定した際は、既存社員の契約書と齟齬が生じていないかを合わせて点検し、必要に応じて労働条件通知書を再交付する運用にしておくと、属人化した個別対応を避けやすい。

この記事のまとめ

• 雇用契約書は労働条件通知書の必須記載事項（契約期間・就業場所・業務内容・賃金・退職事項など）をすべて満たしたうえで、双方合意の証として署名欄を設ける形が実務上安全である
• 正社員とパート・アルバイトでは必要な様式が異なり、パート・アルバイトには昇給・退職手当・賞与の有無と相談窓口の明示が追加で法律上義務づけられている
• 2024年4月の改正で、就業場所・業務の変更範囲の明示と、有期契約の更新上限・無期転換申込機会の明示が新たに必須となっており、既存テンプレートの点検が必要
• 時間外労働を命じる可能性がある契約書には36協定の締結・届出が前提となり、契約書の文言だけでは適法にならない
• 電子交付は労働者本人の希望が要件であり、契約書は一定期間の保存と、就業規則改定時の内容照合が求められる