就業規則の作り方｜中小企業が最低限定めるべき記載事項

就業規則とは何か、なぜ最初に整えるべきか

就業規則とは、労働時間、賃金、休日、服務規律、退職・解雇など、職場のルールを文書化したものである。常時10人以上の労働者を使用する事業場には、労働基準法第89条により作成・届出義務がある。10人未満の会社でも、口頭でのルール運用はトラブルの温床になりやすく、採用競争力や現場の納得感を高める意味で早期整備が望ましい。

就業規則がないと、残業代の計算基準や懲戒の根拠が曖昧なまま個別対応することになり、同じような事案でも対応がぶれやすい。求人票や面接で説明した労働条件と実際の運用が食い違えば、内定辞退や早期離職の一因にもなる。就業規則は採用から退職までの労務管理全体の土台と位置づけて差し支えない。

絶対的必要記載事項｜必ず入れなければならない項目

労働基準法第89条は、就業規則に必ず記載すべき事項（絶対的必要記載事項）を定めている。具体的には、始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務の場合の就業時転換に関する事項、賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切・支払時期、昇給に関する事項、そして退職に関する事項（解雇の事由を含む）である。

このうち退職・解雇に関する規定は特にトラブルになりやすい部分である。解雇事由を具体的かつ限定的に列挙しておかないと、いざという場面で解雇の有効性が争われるリスクが高まる。試用期間中の本採用拒否についても、就業規則に取扱いを明記しておくと運用の一貫性を保ちやすい。

相対的必要記載事項｜制度がある場合に定める項目

退職手当、臨時の賃金（賞与など）、食費・作業用品などの負担、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁（懲戒）、その他全労働者に適用される事項は、該当する制度を設ける場合に記載が必要となる（相対的必要記載事項）。制度自体がなければ記載不要だが、実際に運用しているのに規則に載せていない状態は避けたい。

中小企業で特に見落とされやすいのが懲戒の規定である。懲戒解雇や減給などの制裁を行うには、就業規則にその種類と程度、事由を明記しておく必要がある。規定がないまま懲戒処分を行うと、後から処分の有効性を否定されるおそれがある。

作成から届出までの流れ

作成の流れは、まず現状の労働条件・慣行を洗い出し、法定事項を満たす形で条文化することから始める。次に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその組合、なければ労働者の過半数を代表する者の意見を聴取し、意見書を添付する。この意見聴取は義務であり、同意までは不要だが、実施した記録は残しておく。

完成した就業規則は、所轄労働基準監督署へ意見書とあわせて届け出る。あわせて、常時各作業場の見やすい場所への掲示、備え付け、書面交付、電子データでの周知など、労働者への周知も義務である。周知していない就業規則は効力が争われる可能性があるため、届出と周知はセットで行う。

36協定など関連規程との整合性を取る

時間外労働・休日労働をさせる場合は、就業規則の労働時間規定に加えて、いわゆる36協定（時間外・休日労働に関する協定届）の締結・届出が別途必要になる。就業規則で定めた所定労働時間・休日と、36協定で定める上限時間や対象業務にずれがあると、実際の運用で矛盾が生じやすい。

賃金規程、育児介護休業規程、パート・有期雇用者向けの規則など、対象者ごとに別規程を設ける会社もある。正社員用の就業規則をそのまま非正規雇用者に適用すると、労働条件の実態と合わず不利益が生じる場合があるため、雇用形態が複数ある会社は規程を分けるかどうかを早い段階で検討しておくとよい。

作成後の運用と見直しのポイント

就業規則は作って終わりではなく、法改正や実態の変化に合わせた見直しが前提になる。近年は同一労働同一賃金、育児介護休業法の改正、労働時間の上限規制強化など、関連法令の改正が続いており、古い規則のまま放置すると法令違反の状態になっている場合がある。

内容を労働者に不利益に変更する場合は、原則として個別の同意を得るか、変更の必要性・内容の相当性など合理性を満たす必要があり、一方的な不利益変更は無効とされるリスクがある。定期的な見直しは、社会保険労務士など専門家に相談しながら進めることで、条文の抜け漏れや法改正への対応漏れを防ぎやすくなる。

この記事のまとめ

• 常時10人以上の事業場は就業規則の作成・届出が法律上の義務。10人未満でもトラブル防止と採用時の説明整合のため早期整備が望ましい
• 始業・終業時刻、休憩、休日、賃金、退職・解雇事由などの絶対的必要記載事項は必ず盛り込む
• 退職手当や懲戒など制度がある場合に定める相対的必要記載事項も、運用実態に合わせて漏れなく記載する
• 労働者代表の意見聴取、労働基準監督署への届出、職場での周知までを一連の手続きとして行う
• 36協定など関連規程との整合性を保ち、法改正や実態変化に応じて定期的に見直す