採用目標の決め方｜必要採用人数を逆算する方法

なぜ「逆算」で採用目標を決めるのか

採用目標を勘や前年並みで決めると、採用しすぎて人件費を圧迫したり、逆に人手不足で残業が常態化して36協定で定めた時間外労働の上限に近づいたりする。中小企業は一人の過不足がそのまま経営に響くため、事業計画から逆算して根拠のある数字を持つことが欠かせない。

逆算の基本は「必要な人員 → 必要な採用人数 → 必要な応募数」の順に下ろしていくことだ。最終的に母集団形成の規模まで具体化できれば、どの求人媒体にいくら使うか、いつ募集を始めるかといった判断がぶれなくなる。

ステップ1｜事業計画から必要人員数を割り出す

まず翌期の事業計画（売上目標、生産量、受注件数など）をもとに、部門・職種ごとに必要な総人員数を出す。営業なら一人あたり売上や担当社数、製造なら生産量あたりの工数といった「一人あたりの生産性」を基準にすると、必要人数の根拠が明確になる。

例えば来期の売上目標が現状の1.2倍で、営業一人あたりの売上が変わらない前提なら、営業人員も概ね1.2倍が目安になる。ただし業務改善やツール導入で一人あたりの生産性を上げられるなら、必要人員はその分減らせる。人を増やす前に、今の業務で吸収できないかを検討することが過剰採用を防ぐ。

ステップ2｜退職・欠員を織り込み「必要採用人数」を確定する

必要人員数が出たら、現在の人員数を引き、計画期間中に見込まれる退職・定年退職を足し戻す。式にすると「必要採用人数 ＝ 必要人員数 －（現在人員 － 想定退職者数）」で、増員分と欠員補充分の合計になる。

想定退職者数は、過去数年の自社の離職率から見積もると精度が上がる。例えば現在40人で離職率が年10%なら、年間4人程度の自然減を見込み、これが欠員補充の最低ラインになる。定年退職の予定者は個別に確定できるので、別枠で必ず数える。

試用期間中の早期離職も一定数起こりうる。過去に早期離職が多かった職種は、必要採用人数にあらかじめ若干の上乗せを見込んでおくと、期の途中で計画が崩れにくい。

ステップ3｜採用ファネルの歩留まりから応募数を逆算する

入社してほしい人数（必要採用人数）が決まったら、採用ファネルの各段階の通過率で応募数まで逆算する。内定を出しても一定割合は内定辞退が起こるため、「内定出し数 ＝ 必要採用人数 ÷ 内定承諾率」として、内定をやや多めに出す前提を置く。

そこからさらに、最終面接通過率、一次面接通過率、書類選考通過率をさかのぼって応募数を求める。例えば必要採用2人・内定承諾率50%なら内定4件、最終面接からの内定率50%なら最終面接8人、一次通過率50%で一次面接16人、書類通過率25%で応募64件、という具合に、必要な母集団形成の規模が具体的に見えてくる。

歩留まり率は、自社の過去データがあればそれを使う。データがなければ保守的な仮の値を置き、選考が進むにつれ実測値へ更新していく。数字が動くたびに逆算をやり直せば、応募不足に途中で気づいて手を打てる。

ステップ4｜スケジュール・採用単価・現場工数に落とし込む

必要応募数まで見えたら、採用チャネルごとの想定応募単価や過去実績から、必要な予算と媒体構成を組む。求人媒体、人材紹介、リファラル採用はそれぞれ単価も歩留まりも異なるため、必要応募数を複数チャネルに割り振って考える。

あわせて、募集開始から入社までのリードタイムを逆算し、入社してほしい月から逆算して募集開始時期を決める。応募から内定まで、内定から入社までにそれぞれ何週間かかるかを見込み、欠員が出る時期や繁忙期に間に合うスケジュールを引く。

書類選考や面接には現場の工数もかかる。応募64件・一次面接16人といった数字は、面接を担当する現場管理職の時間を確実に消費する。採用目標は人事だけで決めず、面接を担う部門と工数まで含めて合意しておく。

立てた採用目標を機能させる運用のコツ

採用目標は立てて終わりではなく、月次で進捗と歩留まりを確認して調整する。応募が想定を下回っていれば媒体追加や募集条件の見直し、選考通過率が低ければ求める要件や選考基準の見直しを検討する。逆算した数字は、どこがボトルネックかを見つけるための基準になる。

採用後の早期離職を防ぐため、オンボーディングの設計まで採用計画に含めておくと、欠員補充のやり直しを減らせる。「採った人数」ではなく「定着した人数」で目標を評価する視点を持つと、翌期の必要採用人数の見積もり精度も上がっていく。

この記事のまとめ

• 採用目標は「必要人員 → 必要採用人数 → 必要応募数」の順に逆算し、根拠のある数字にする
• 必要採用人数は「増員分＋欠員補充分」。離職率と定年退職から自然減を必ず織り込む
• 応募数は採用ファネルの歩留まり（内定承諾率・各選考通過率）から逆算し、母集団形成の規模を決める
• スケジュール・採用単価・現場工数まで落とし込み、面接を担う部門と合意しておく
• 立てた目標は月次で見直し、「定着した人数」で評価して翌期の見積もり精度を高める